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Ein voller Terminkalender, ein starker Aufgabendruck und eine Fülle von technischen Entwicklungen können den Arbeitsalltag schnell blockieren. Sie können das aber verhindern.

Text von Korbinian Gandl,
Bild von Andrew Spencer

Komplexität

Arbeit wird zunehmend komplexer – und digitaler

Auf neue Möglichkeiten folgen meist damit einhergehende Herausforderungen, die es im immer komplexer werdenden Arbeitsalltag zu meistern gilt. Vor allem die Vielzahl an Programmen im Bereich der Softwareprogrammierung oder neue Funktionen in gängigen Programmen, wie Microsoft Office oder der Adobe Produktpalette, stellen Mitarbeiter vor knifflige Herausforderungen. Wichtig ist, dass Firmen nicht nur in die Weiterentwicklung von bestehenden Programmen investieren, sondern auch das Personal schulen und diverse Weiterbildungen anbieten, um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben. Durch Digitalisierung von Geschäfts- und Büroprozessen in Unternehmen können Arbeitsabläufe optimiert werden, eine Voraussetzung für eine effiziente und moderne Arbeitskultur. Laut einer aktuellen Studie von Bitkom seien bereits zwei von drei Unternehmen (67 Prozent) in Sachen Digital Office up-to-date, jedes dritte Unternehmen (33 Prozent) habe allerdings noch Nachholbedarf.

Die richtige Methode finden

Tools für Projektmanagement, Komplexitätsworkshops oder ganz klassisch mit einer To-do Liste im haptischen Notizbuch? Es gibt zahlreiche Methoden und Wege, die zum Ziel – uns somit zu mehr Freiraum für das Wesentliche führen. Beginnen Sie damit, Ihren Kalender nicht bis zum Anschlag mit Kunden- oder Kollegenterminen zu befüllen, sondern schaffen Sie sich bewusst Freiräume in Form von Blocker-Terminen nur für Sie, in denen Sie an wichtigen Projekten arbeiten können. Manche Firmen haben auch Meeting-freie Tage eingeführt, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre eigenen Projekte zu bearbeiten – ohne dabei vom Thema abgelenkt zu werden. Die Verfügbarkeit von Kommunikations- und Kollaborationstools ist mittlerweile enorm hoch und durch den richtigen Einsatz schaffen Sie keinen Mehraufwand, sondern unterstützen dort, wo es brennt. Bei der Suche nach dem passenden Organisationstool gibt es jedoch keine Universallösung: Recherchieren Sie nach einem Tool, das zu Ihren individuellen Bedürfnissen und vor allem zu Ihrer Arbeitsweise passt. 

Auch mal Nein sagen

Hat man dann ein Projekt im stressigen Arbeitsalltag abgeschlossen, wird es meist nicht ruhiger – denn die nächste Task oder manchmal sogar mehrere gleichzeitig stehen schon in der Schlange und sollten natürlich möglichst rasch bearbeitet werden. Hier denken viele, dass Multitasking, also mehrere Aufgaben gleichzeitig auszuführen, die beste Lösung wäre. Doch es ist ein weitverbreiteter Irrtum, dass diese Methode effizient ist, wie mittlerweile auch Studien wiederlegen. Denn das menschliche Gehirn kann sich nur auf ein bis maximal zwei komplexe Tätigkeiten gleichzeitig konzentrieren.

Es ist also wichtig, auch mal Nein zu neuen Projekten, Terminen und Geschäftsreisen zu sagen und sich darauf zu berufen, dass eine Absage nicht als Zeichen von Schwäche, sondern vielmehr aus rationaler Sicht auf den Stand der Dinge erfolgt. Sonst läuft man schnell Gefahr, Projekte und Aufgaben nur befriedigend zu realisieren – obwohl wenige und dabei sehr gute auf lange Sicht viel zielführender und im Interesse eines erfolgreichen Unternehmens sind.

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